Jak Działa e-ZLA: Wszystko O Elektronicznych Zwolnieniach Lekarskich

Elektroniczne zwolnienie lekarskie e-ZLA to wygodna forma L4 dostępna online. Sprawdź, jak wygląda proces wystawiania, kto może je wystawić oraz jak trafia do ZUS i pracodawcy. Dowiedz się, jak założyć profil PUE, jak sprawdzić swoje zwolnienie oraz jakie są zasady bezpieczeństwa i kontroli e-ZLA.

Wprowadzenie do elektronicznych zwolnień lekarskich

Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) to nowoczesna forma dokumentowania czasowej niezdolności do pracy, która całkowicie zastąpiła tradycyjne papierowe zaświadczenia. Dzięki wykorzystaniu usług elektronicznych, lekarze mogą wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie bezpośrednio w systemie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Od 2016 roku każdy lekarz posiadający dostęp do platformy usług elektronicznych ZUS (PUE ZUS) może wystawiać elektroniczne zwolnienia, które automatycznie trafiają do ZUS oraz do płatnika składek, jeśli ten posiada aktywny profil na PUE ZUS.

Proces ten usprawnia komunikację pomiędzy lekarzem, pracownikiem, zakładem pracy oraz ZUS, eliminując konieczność ręcznego przekazywania dokumentów. Elektroniczne zwolnienia lekarskie są dokumentami elektronicznymi, które potwierdzają niezdolność do pracy z powodu choroby lub konieczności opieki nad bliskimi. Dzięki e-ZLA, zarówno pracownik, jak i płatnik składek mają szybki dostęp do informacji o zwolnieniu na platformie usług elektronicznych, co znacząco przyspiesza wszelkie formalności związane z ubezpieczeniami społecznymi.

---

Czym są elektroniczne zwolnienia lekarskie

Elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) to cyfrowa forma L4, która zastąpiła tradycyjne zwolnienia papierowe. W przeciwieństwie do wypisywania papierowego zwolnienia, e-ZLA wystawiane jest w formie elektronicznej i automatycznie przesyłane do ZUS, co usprawnia cały proces i eliminuje konieczność fizycznego dostarczenia dokumentu.

Różnice względem papierowego:

• automatyczne przesyłanie do ZUS
• brak konieczności dostarczania zwolnienia lekarskiego pracodawcy
• szybszy obieg informacji
• e-ZLA zawiera numer statystyczny choroby (numer statystyczny choroby), co ułatwia rozliczenia i kontrolę

Korzyści dla pracownika:

• wygoda i oszczędność czasu
• brak formalności papierowych
• nie ma już obowiązku dostarczenia zwolnienia lekarskiego pracodawcy

Korzyści dla pracodawcy:

• natychmiastowy dostęp do informacji o nieobecności pracownika, co ułatwia organizację pracy
• mniej błędów i nadużyć
• elektroniczne zwolnienia lekarskie są trudniejsze do sfałszowania, co ogranicza ryzyko nadużyć

Korzyści z elektronicznych zwolnień

Elektroniczne zwolnienia lekarskie przynoszą szereg korzyści wszystkim uczestnikom systemu ubezpieczeń społecznych. Przede wszystkim, elektroniczne zwolnienia lekarskie są znacznie trudniejsze do podrobienia, co ogranicza ryzyko nadużyć i zapewnia większe bezpieczeństwo danych pacjenta oraz płatnika składek. Automatyczne przesyłanie e-ZLA do ZUS i na profil płatnika składek na PUE ZUS usprawnia proces wypłaty zasiłku chorobowego, eliminując opóźnienia wynikające z ręcznego dostarczania dokumentów.

Dzięki elektronicznym zwolnieniom lekarskim, kontrola i weryfikacja dokumentów przez ZUS odbywa się szybciej, co przekłada się na sprawniejszą wypłatę świadczeń. Zarządzanie dokumentacją jest prostsze – wszystkie elektroniczne zwolnienia są dostępne w jednym miejscu na profilu płatnika składek, co ułatwia prowadzenie ewidencji i rozliczeń. Dodatkowo, elektroniczne zwolnienia lekarskie gwarantują ochronę danych osobowych, ponieważ dostęp do nich mają wyłącznie uprawnione osoby za pośrednictwem bezpiecznych usług elektronicznych.

Wszystkie te zalety sprawiają, że elektroniczne zwolnienia lekarskie są nie tylko wygodne, ale także niezawodne i bezpieczne dla pracowników, pracodawców oraz instytucji ubezpieczeń społecznych.

Jak wystawia się e-ZLA

Proces wygląda następująco i może być realizowany także podczas teleporady lub konsultacji online, bez wizyty w gabinecie:

1. lekarz przeprowadza wywiad
2. po wprowadzeniu numeru PESEL system automatycznie uzupełnia adres pacjenta, dane płatnika oraz listę jego pracodawców, co usprawnia wystawianie zaświadczeń lekarskich
3. lekarz wystawi e-ZLA zgodnie z zasadami wystawiania zwolnień określonymi przez ZUS; wystawienie e-ZLA wymaga podpisania dokumentu elektronicznego przez lekarza w momencie wystawienia; w przypadku pozytywnej decyzji lekarza system umożliwia również możliwości skierowania pacjenta na rehabilitację lub wydanie orzeczenia
4. po wystawieniu e-ZLA dokument trafia automatycznie do ZUS oraz do pracodawcy, automatyzując cały obieg dokumentów

Numer PESEL pozwala na szybkie przypisanie zwolnienia do pracownika, a cały proces wystawiania zaświadczeń lekarskich odbywa się elektronicznie.

Kto może wystawiać e-ZLA

• lekarze z dostępem do PUE ZUS oraz posiadający profil na PUE ZUS, którzy uwierzytelniają wystawiane e-ZLA za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego,
• asystenci medyczni (w imieniu lekarza), pod warunkiem, że lekarz posiada profil na PUE oraz korzysta z kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego do autoryzacji dokumentu,

Aby wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA), konieczne jest posiadanie profilu na PUE ZUS oraz uwierzytelnianie dokumentów z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego. e-ZLA wystawiane są w formie dokumentu elektronicznego, co wymaga odpowiedniego sprzętu komputerowego oraz dostępu do Internetu, dlatego mogą być również wystawiane podczas konsultacji telemedycznych z e-zwolnieniem lekarskim online.

Możliwe jest także korzystanie z aplikacji mZUS oraz Internetowego Konta Pacjenta, które odgrywa kluczową rolę przy uzyskaniu zwolnienia lekarskiego online w ramach NFZ.

Profil PUE ZUS i dostęp

Od 1 stycznia 2023 roku każdy płatnik składek ma obowiązek posiadać profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS, aby móc otrzymywać elektroniczne zwolnienia lekarskie pracowników. Aby korzystać z systemu, należy założyć konto na PUE ZUS oraz aktywować profil informacyjny płatnika, który umożliwia zarządzanie dostępem do dokumentów, nadawanie pełnomocnictw i obsługę formalności związanych z e-ZLA. W takim przypadku profil pozwala również na monitorowanie i weryfikację dokumentów przez osoby uprawnione.

Na platformie usług elektronicznych ZUS widoczne są elektroniczne zwolnienia wysłane oraz każde elektroniczne zwolnienie lekarskie pracownika. PUE ZUS umożliwia automatyczną wymianę danych i zapewnia dostęp do wszystkich dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi.

W PUE znajdziesz m.in. wszystkie wystawione e-ZLA, także te, które zostały uzyskane jako zwolnienie lekarskie L4 przez internet:

• zwolnienia lekarskie, w tym widoczne elektroniczne zwolnienia wysłane
• historię świadczeń

Pacjent może sprawdzić swoje e-ZLA na koncie PUE ZUS lub w aplikacji mObywatel.

Jak sprawdzić e-ZLA

Pracodawca:

• sprawdza zwolnienie na PUE, a informacja o zwolnieniu pracodawcy trafia do zakładu pracy najpóźniej następnego dnia po jego wystawieniu. W przypadku pracowników, pracodawca ma obowiązek niezwłocznie poinformować o zwolnieniu lekarskim, nie później niż drugiego dnia nieobecności pracownika w pracy, aby uniknąć obniżenia zasiłku chorobowego. Od 1 stycznia 2016 roku pracodawca, który nie założył profilu na PUE, musi być poinformowany przez swoich ubezpieczonych o obowiązku dostarczania wydruków e-ZLA.

Pracownik:

• w przypadku pracowników, pacjent ma obowiązek powiadomienie pracodawcy o nieobecności, nawet jeśli elektroniczne przekazanie e-ZLA i powiadomienie pracodawcy zostało wysłane automatycznie przez system. Dostarczenie zwolnienia pracodawcy w formie papierowej jest wymagane tylko wtedy, gdy nie jest możliwe elektroniczne przekazanie e-ZLA.

Jeśli pracodawca nie ma PUE:

• możliwe elektroniczne przekazanie e-ZLA nie jest dostępne, dlatego pracownik dostarcza wydruk zwolnienia pracodawcy. Pacjent może zażądać wydruku e-ZLA tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy zakład pracy nie posiada profilu na PUE ZUS.

Certyfikat i podpis

Lekarz używa:

• certyfikatu ZUS (bezpłatny, ważny 5 lat, można go uzyskać na portalu PUE ZUS)
• kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP do podpisania e-ZLA, co zapewnia uwierzytelnienie dokumentu w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego

Do podpisania e-ZLA:

• wymagane jest hasło
• dokument jest opatrzony podpisem i pieczątką lekarza, a także uwierzytelniany z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego
• lekarz podpisuje dokument elektroniczny w momencie jego wystawienia, co jest zintegrowane z wysyłką do ZUS

Wydruk e-ZLA

Wydruk e-ZLA jest wymagany tylko w sytuacji, gdy nie jest możliwe elektroniczne przekazanie dokumentu, na przykład gdy pracodawca nie korzysta z PUE. W przypadku braku dostępu do Internetu, lekarz wystawia papierowe zwolnienie na wydruku e-ZLA, które musi być następnie wprowadzone do systemu elektronicznego w ciągu 3 dni roboczych. W standardowych warunkach pacjenci coraz częściej korzystają jednak z taniego L4 online przez teleporadę. W takiej sytuacji lekarz wręcza pacjentowi wydruk e-ZLA, który pełni funkcję papierowego zwolnienia i pacjent przekazuje go pracodawcy zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie.

Bezpieczeństwo i kontrola

System e-ZLA:

• ogranicza fałszerstwa
• umożliwia kontrolę ZUS, w tym kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnień lekarskich przez lekarza orzecznika ZUS oraz w ramach prewencji rentowej ZUS. Lekarz orzecznik ZUS może weryfikować zasadność wystawienia e-ZLA, a także uczestniczyć w procedurach dotyczących orzecznictwa o niezdolności do pracy i rehabilitacji leczniczej.

W przypadku stwierdzenia błędu w e-ZLA, lekarz w ciągu 3 dni roboczych od dnia jego ustalenia stwierdza nieważność zaświadczenia lekarskiego e-ZLA i przekazuje tę informację elektronicznie do ZUS, a także – jeśli to konieczne – wystawia nowe zaświadczenie. Jeżeli błąd w zaświadczeniu lekarskim wpływa na prawo do zasiłku, ZUS z urzędu wydaje decyzję o braku prawa do zasiłku lub o zmianie jego wysokości.

W sytuacji ustania tytułu ubezpieczenia lub ustania zatrudnienia, zwolnienia lekarskie nie są już przekazywane do byłego płatnika składek, a w systemie ZUS dostępne są tylko te zwolnienia, które dotyczą okresów trwających w trakcie obowiązującego tytułu ubezpieczenia. Odmiennie może wyglądać to w innych krajach, np. przy niemieckich zwolnieniach lekarskich i prawach pracownika.

Naruszenia mogą skutkować:

• sankcjami finansowymi
• odpowiedzialnością prawną

Integracja z systemami HR

Korzyści:

• automatyczne pobieranie danych z systemu ZUS, co umożliwia sprawne zarządzanie dokumentami związanymi z ubezpieczeniem społecznym oraz automatyczne rozliczanie składek zgodnie z zasadami rozliczających składki
• lepsze planowanie pracy dzięki szybkiemu dostępowi do informacji o zwolnieniach lekarskich, także tych wystawionych jako zwolnienie online L4 przez internet w 15 minut
• oszczędność czasu działu kadr poprzez automatyzację procesu obsługi świadczeń chorobowych i opiekuńczych oraz uproszczenie procedur dla roli płatnika składek, czyli osób fizycznych lub prawnych odpowiedzialnych za opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne

Poradnik dla pracownika

Sprawdź e-ZLA na PUE

Po wystawieniu elektronicznego zwolnienia lekarskiego (e-ZLA), zaświadczenie lekarskie e jest automatycznie przekazywane do ZUS oraz do pracodawcy, jeśli posiada on profil na PUE ZUS. Pracownik może w każdej chwili zalogować się na swoje konto na PUE ZUS, aby sprawdzić szczegóły zaświadczenia lekarskiego wystawionego przez lekarza. Wszystkie zaświadczenia lekarskie są dostępne do wglądu i pobrania w systemie PUE ZUS.

Poinformuj pracodawcę

W przypadku gdy pracodawca nie posiada profilu na PUE ZUS, pracownik ma obowiązek poinformować go o wystawieniu zaświadczenia lekarskiego. Może to zrobić ustnie, telefonicznie lub mailowo. W takiej sytuacji warto pobrać wydruk zaświadczenia lekarskiego wystawionego w systemie i przekazać go pracodawcy, co jest istotne również przy zwolnieniach lekarskich wystawianych przez psychiatrę.

Pobierz dokument w razie potrzeby

Jeśli zachodzi taka potrzeba, pracownik może pobrać zaświadczenie lekarskie e lub wydruk zaświadczenia lekarskiego wystawionego bezpośrednio z PUE ZUS. Dokument ten może być wykorzystany do celów formalnych, np. w przypadku kontroli lub konieczności przedstawienia zaświadczenia lekarskiego w innej instytucji.

FAQ

Czy e-ZLA zawiera kod choroby?
Tak, e-ZLA to dokument elektroniczny wystawiany w formie elektronicznej, który zawiera kod choroby, jednak pracodawca nie widzi diagnozy. Od 1 grudnia 2018 roku lekarze wystawiają wyłącznie zwolnienia elektroniczne, a wystawione e-ZLA jest automatycznie przekazywane do ZUS, który informuje pracodawcę.

Jak anulować e-ZLA?
Może to zrobić lekarz w systemie, również za pomocą aplikacji mobilnej ZUS dostępnej na urządzeniach z Android i iOS. Pacjent powinien przy tym pamiętać o ogólnych zasadach korzystania z publicznej opieki zdrowotnej i wizyt u lekarza POZ bez składania deklaracji.

Jak szybko założyć PUE?
Online — nawet w kilka minut.